OCR w Comarch ERP Optima

W każdej firmie, w której przetwarza się faktury kosztowe, pojawia się codzienny problem, który – choć prosty – potrafi skutecznie dezorganizować pracę. Chodzi o ręczne przepisywanie danych z faktur do systemu księgowego lub ERP. Nawet jeśli liczba dokumentów nie wydaje się duża, wystarczy kilkanaście dziennie, aby cała procedura zaczęła pochłaniać nieproporcjonalnie dużo czasu i zasobów.

Ręczne wprowadzanie faktur – źródło błędów i kosztów

Każdy dział księgowy doskonale zna ten scenariusz. Faktura przychodzi do biura – w formie papierowej lub jako skan. Następnie ktoś musi ręcznie wprowadzić dane: numer dokumentu, datę, kwotę netto, brutto, stawki VAT, dane kontrahenta. Cały ten proces wydaje się prosty. Ale wystarczy drobna pomyłka – źle wpisany numer faktury, przestawiona cyfra w kwocie albo brak NIP-u – aby w konsekwencji pojawiły się poważne problemy z rozliczeniami lub płatnościami.

W takich przypadkach żadna dodatkowa uwaga czy dokładność nie wystarczą. Bo problem nie leży w człowieku. Problemem jest sam proces – ręczne wprowadzanie danych zawsze będzie narażone na błędy. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na automatyzację tego obszaru z pomocą technologii OCR.

OCR – optyczne rozpoznawanie danych z dokumentów

Moduł OCR (Optical Character Recognition) w systemie Comarch ERP Optima to rozwiązanie, które pozwala na automatyczne rozpoznawanie tekstu z faktur i innych dokumentów. Dzięki temu wystarczy zeskanować dokument lub wczytać plik PDF, JPG czy PNG, a system sam rozpozna najważniejsze dane i przypisze je do odpowiednich pól.

Numer faktury, data wystawienia, wartość netto i brutto, stawki VAT, dane kontrahenta – wszystko pojawia się w systemie automatycznie. Zadaniem użytkownika jest jedynie zweryfikowanie poprawności danych i zatwierdzenie dokumentu. Cały proces trwa kilka sekund i eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania informacji.

Pełna integracja z systemem ERP

Największą przewagą modułu OCR w Optimie jest jego pełna integracja z systemem ERP. Nie trzeba korzystać z zewnętrznych narzędzi, nie ma potrzeby importowania plików między różnymi aplikacjami. Wszystko odbywa się w jednym, spójnym środowisku – tym samym, z którego korzysta księgowość, kadry, sprzedaż i logistyka. Dzięki temu proces jest nie tylko szybszy i wygodniejszy, ale też bezpieczniejszy – dane nie są przesyłane poza system, a cały przepływ informacji jest zgodny z obowiązującymi procedurami i wymaganiami prawnymi.

OCR nie tylko dla faktur kosztowych!

Moduł OCR w Optimie obsługuje nie tylko faktury kosztowe. System automatycznie odczytuje także dane z przyjęć zewnętrznych, rezerwacji odbiorców, a nawet z wyciągów bankowych. To oznacza, że automatyzacja dotyczy nie tylko zakupów, ale także codziennych operacji finansowych i magazynowych. Dokumenty trafiają do systemu szybciej, z mniejszym ryzykiem błędów i bez konieczności ręcznego wpisywania danych przez pracowników.

W praktyce oznacza to istotne odciążenie zespołu księgowego i administracyjnego, który może skupić się na działaniach bardziej analitycznych, zamiast tracić czas na powtarzalne czynności.

Rozpoznawanie dokumentów w wielu językach

OCR w Comarch ERP Optima wspiera dokumenty w różnych językach – między innymi w języku polskim, angielskim, niemieckim i francuskim. To kluczowe udogodnienie dla firm współpracujących z zagranicznymi kontrahentami. Moduł rozpoznaje układ dokumentu, analizuje treść i umieszcza dane we właściwych polach w systemie – niezależnie od języka, w którym sporządzono fakturę.

Oczywiście, nie każdy typ dokumentu da się zautomatyzować w pełni. Przykładem mogą być chińskie faktury, które często mają niestandardowy układ, oznaczenia i format. W takich przypadkach OCR może nie działać poprawnie – dlatego w wyjątkowych sytuacjach możliwe jest opracowanie dedykowanej funkcji importu, dostosowanej do konkretnego typu dokumentu.

Dedykowane funkcje importu – pełna automatyzacja przy dużej skali dokumentów

W przypadku firm przetwarzających tysiące dokumentów dziennie – na przykład z rynków azjatyckich – standardowe OCR może nie wystarczyć. W takich przypadkach możliwe jest zaprojektowanie indywidualnej funkcji importu, która pozwala na pełną automatyzację przetwarzania danych. System rozpoznaje układ dokumentu, mapuje pola i wczytuje dane do ERP bez potrzeby weryfikacji użytkownika. Taka personalizacja to często jedyne skuteczne rozwiązanie dla firm, które muszą przetwarzać dane w dużej skali i z różnych źródeł.

Inteligentne uzupełnianie danych kontrahenta – wsparcie z GUS i bazy firmowej

Moduł OCR w Optimie nie ogranicza się do odczytania danych z dokumentu. System potrafi samodzielnie uzupełnić brakujące dane kontrahenta, korzystając z bazy GUS oraz danych zapisanych w systemie ERP. Jeśli na fakturze brakuje numeru NIP, nazwy firmy lub adresu – system automatycznie pobiera brakujące dane z rejestru publicznego albo z poprzednich zapisów w systemie.

To dodatkowe zabezpieczenie, które zwiększa dokładność i skraca czas potrzebny na weryfikację dokumentu. Użytkownik nie musi sam wyszukiwać danych – system podpowiada je automatycznie.

Korzyści z wdrożenia OCR

Wdrożenie modułu OCR w firmie przynosi szereg wymiernych korzyści. Przede wszystkim eliminuje czasochłonny i błędogenny proces ręcznego wprowadzania faktur. Automatyzacja tego etapu oznacza:

• szybszy obieg dokumentów,
• niższe koszty operacyjne,
• mniejsze ryzyko błędów,
• większe bezpieczeństwo danych,
• lepszą kontrolę nad terminami i płatnościami.

Dzięki automatycznemu przetwarzaniu dokumentów, zespół może skoncentrować się na działaniach, które faktycznie budują wartość firmy. Ręczne przepisywanie danych przechodzi do historii – jego miejsce zajmuje technologia, która działa sprawnie, szybko i w pełni bezpiecznie.