Comarch DMS
Niezależnie od rodzaju działalności, każde przedsiębiorstwo wymaga efektywnego zarządzania dokumentami – w szczególności ich rejestracją i obiegiem wewnątrz firmy. Przetwarzane dokumenty powiązane są ściśle z ustalonymi procedurami pracy. Wymagają one weryfikacji, analizy i zatwierdzenia przez wielu pracowników na różnych szczeblach struktury organizacyjnej. Nasza aplikacja służy polepszeniu workflow w firmie poprzez modelowanie procesów i przepływu prac i zadań wewnątrz przedsiębiortswa.
Comarch DMS (Document Management System) to narzędzie, które pozwala w prosty sposób modelować różnego typu procesy w zakresie obiegu dokumentów. Zaawansowane możliwości pomogą wdrożyć oraz usprawnić np.: elektroniczny obieg faktur kosztowych, umów, zgłoszeń, wniosków pracowników i realizację zapotrzebowań czy dokumentacji technicznych.
Korzyści po wdrożeniu Comarch DMS
Historia procesu
Automatyczne tworzenie i zarządzanie kopią dokumentów i baz danych z systemu ERP według ustalonego harmonogramu.
- Mniej ręcznej pracy
- Szybkie przywracanie plików
- Wersjonowanie każdej kopii
- Kontrola integralności
Ścieżki akceptacji
Bezpieczne przechowywanie dokumentów, baz ERP i kopii zapasowych w chmurze Comarch z synchronizacją w czasie rzeczywistym.
- Jedno miejsce na wszystkie zasoby
- Dostęp mobilny
- Natychmiastowa synchronizacja
- Brak duplikatów danych
Współpraca z ERP
Kontrola udostępniania plików i folderów z określonym czasem dostępu, hasłem oraz szczegółowym logowaniem.
- Linki z ograniczonym czasem ważności
- Szczegółowe logi aktywności
- Zarządzanie uprawnieniami na poziomie folderów
- Ochrona hasłem
Kontrola czasu
Szyfrowanie end-to-end chroni pliki od chwili wysłania aż do przechowywania w chmurze, wykorzystując indywidualny klucz.
- Własny klucz szyfrujący
- Zgodność z normami bezpieczeństwa
- End-to-end szyfrowanie plików
- Ochrona dostępu
SYSTEM DMS w firmie
Elastyczne modelowanie procesów i przepływu pracy
Modelowanie procesu w Comarch DMS odbywa się w intuicyjnym edytorze. Po wprowadzeniu kolejnych etapów budowany jest diagram złożony z bloków połączonych strzałkami określającymi kierunek przepływu pracy – workflow oraz informacji. Określanie praw odbywa się na każdym etapie obiegu. Uprawnienia mogą być zawężone do konkretnego pracownika, grupy pracowników zajmujących to samo stanowisko czy pracujących w jednym dziale. W modelowanym etapie procesu mogą Państwo odzwierciedlić schemat dowolnego dokumentu za pomocą gotowych obiektów karty obiegu.
Na definiowanym etapie możliwe jest określenie warunków, jakie muszą być spełnione, aby dokument został przekazany do konkretnego etapu.
Przykładowo, wprowadzenie informacji o wartości faktury spowoduje przekazanie dokumentu do akceptacji prezesa firmy, tylko gdy jej kwota przekroczy np. 1000 zł, w przeciwnym razie trafi ona do dyrektora. Zastosowanie warunków przy procesowaniu dokumentów nie ogranicza się tylko do wartości liczbowych. Może ono być oparte na dowolnym elemencie dokumentu. Ponadto, na każdym etapie realizowanego procesu użytkownik może być powiadomiony wiadomością e-mail o przekazaniu do niego nowego dokumentu, przeterminowaniu czy upływającym czasie na podjęcie decyzji. Wystarczy kliknięcie linku, aby możliwe było podjęcie decyzji związanej z zapotrzebowaniem, umową czy fakturą.
cyberbezpieczeństwo
Bezpieczeństwo w firmie
Firmy stawiające na najwyższy poziom bezpieczeństwa zasobów cyfrowych wybierają również inne rozwiązania, które zwiększają ochronę danych i infrastrukturę IT.
Aby dane były chronione kompleksowo, warto sięgnąć po dodatkowe warstwy zabezpieczeń. Dzięki temu każda próba ataku czy awaria zostanie powstrzymana, a firma zachowa ciągłość działania.
