Handel w Comarch ERP Optima

W codziennej pracy firmy, która obsługuje klientów i zarządza towarem, kluczowe są trzy rzeczy – dostępność danych, ich aktualność oraz automatyzacja działań. Nawet niewielki błąd w dokumentach magazynowych, jeden niepotwierdzony stan towaru albo brak informacji o dostępności – mogą doprowadzić do wstrzymania całego procesu sprzedażowego. Nie dlatego, że zespół nie potrafi pracować. Ale dlatego, że brakuje narzędzi, które umożliwiają pracę efektywną i bezpieczną.

Dlaczego warto uporządkować sprzedaż i magazyn w jednym środowisku?

Dział handlowy, który nie ma bieżącego wglądu w dostępność towarów, w historię współpracy z klientem, w aktualne rezerwacje i terminy realizacji – nie działa wydajnie. Zespół handlowców zamiast skupiać się na sprzedaży i relacjach z klientami, spędza czas na wykonywaniu telefonów do magazynu, szukaniu danych w arkuszach lub uzupełnianiu niekompletnych informacji. W efekcie pojawiają się błędy, pomyłki w zamówieniach, a w oczach klientów firma traci wiarygodność. Zaczyna być postrzegana jako niespójna i nieprzewidywalna.

Moduł Handel w Comarch ERP Optima został zaprojektowany po to, aby eliminować te bariery i łączyć wszystkie procesy handlowo-magazynowe w jednym miejscu. To kompleksowe rozwiązanie dla firm, które chcą uporządkować sprzedaż, zyskać pełną kontrolę nad magazynem i zautomatyzować powtarzalne procesy.

Obsługa dokumentów handlowych

Moduł Handel umożliwia wystawianie wszystkich typów dokumentów handlowych. Użytkownik może w prosty sposób przygotować faktury sprzedaży, faktury zakupu, proformy, paragony, a także dokumenty korygujące. System uwzględnia różne typy korekt – zarówno wartości, jak i danych nabywcy, ilości czy stawek VAT. Dzięki temu użytkownicy nie muszą wykonywać tych operacji ręcznie ani korzystać z kilku różnych narzędzi.

Obsługiwane są również wszystkie najczęściej wykorzystywane formy płatności – gotówka, przelew, przedpłata oraz formy zdefiniowane indywidualnie. Dla każdego klienta można przypisać indywidualne warunki handlowe, rabaty, terminy płatności czy limity kredytowe. Każdy dokument sprzedażowy jest powiązany z kontrahentem i można go od razu skojarzyć z odpowiednim zamówieniem, rezerwacją lub wydaniem towaru.

Zintegrowana ewidencja kontrahentów i usług

System posiada pełen rejestr kontrahentów – klientów i dostawców – oraz usług. Wszystkie dane są przypisane do konkretnego podmiotu. Oznacza to, że nie trzeba już przeszukiwać różnych plików ani aplikacji zewnętrznych, aby znaleźć informację o historii współpracy. System od razu pokazuje, jakie dokumenty były wystawione, jakie były wartości transakcji, jakie terminy płatności zostały ustalone i czy wystąpiły jakieś zaległości.

To ułatwia codzienną pracę handlowców, działu księgowego oraz osób zarządzających firmą, które chcą szybko zorientować się w sytuacji danego klienta.

Pełna kontrola nad magazynem – bez ręcznego liczenia

Wraz z dokumentami sprzedażowymi dostępne są też dokumenty magazynowe – przyjęcia zewnętrzne, wydania zewnętrzne, przyjęcia i rozchody wewnętrzne, a także przesunięcia między magazynami. Każda operacja magazynowa od razu aktualizuje stan magazynowy – co oznacza, że system na bieżąco pokazuje dostępność towarów.

Zamiast telefonicznie potwierdzać stan lub ręcznie przeszukiwać regały – użytkownik może w kilka sekund sprawdzić, które towary są dostępne, które zostały już zarezerwowane, a które oczekują na przyjęcie. System umożliwia także przeprowadzanie inwentaryzacji, czyli porównania rzeczywistego stanu z tym, co zapisane jest w systemie. Moduł obsługuje spis z natury i automatyczne wprowadzanie korekt.

Obsługa wielu magazynów

Dla firm posiadających więcej niż jeden magazyn – system umożliwia ich jednoczesne prowadzenie. Każdy magazyn może mieć własne ustawienia, zasady rozliczeń i własną dokumentację. Wspierane są trzy metody rozchodowania towaru: FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło), LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło) oraz AVCO (średnia ważona). Wybór odpowiedniej metody pozwala lepiej dopasować sposób rozliczania do specyfiki działalności firmy.

Historia każdej dostawy

System umożliwia pełne śledzenie towaru – od momentu przyjęcia na magazyn, przez jego rotację, aż po sprzedaż. Dla każdego produktu można sprawdzić, kiedy i od kogo został przyjęty, z jakiej partii pochodzi i komu został sprzedany. To istotne w branżach, gdzie liczy się identyfikowalność – na przykład w spożywce, kosmetyce czy elektronice.

Dzięki temu nie ma potrzeby zgadywania ani kontaktowania się z magazynem – wystarczy kilka kliknięć, aby zdobyć potrzebną informację.

Wsparcie dla handlu międzynarodowego

W przypadku firm, które pracują z gotowymi zestawami produktów – system automatycznie rozlicza składniki i przyjmuje gotowy produkt na magazyn. Nie trzeba wykonywać dodatkowych operacji ani przeliczać ręcznie stanów magazynowych. Moduł wspiera również sprzedaż zagraniczną – na przykład w ramach procedury OSS, gdzie system sam przypisuje odpowiednie stawki VAT i przygotowuje dane do rozliczenia zgodnie z lokalnymi przepisami.

Integracja z urządzeniami handlowymi

Moduł Handel pozwala na współpracę z urządzeniami wykorzystywanymi na co dzień w sprzedaży i magazynie. Można podłączyć drukarki fiskalne, kasy rejestrujące, drukarki etykiet i czytniki kodów kreskowych. Dzięki temu paragony wystawiane są bezpośrednio z systemu, towary oznaczane są szybko i zgodnie z dokumentacją, a przyjęcia i wydania odbywają się bez opóźnień.

Terminale płatnicze także można zintegrować z systemem – kwoty nie są wpisywane ręcznie, co skraca czas transakcji i eliminuje błędy.

Integracja z e-commerce i logistyką

Firmy, które prowadzą sprzedaż internetową, mogą w pełni zintegrować system z Comarch e-Sklep oraz Comarch e-Sale. Cała obsługa zamówień z różnych kanałów sprzedaży odbywa się w jednym miejscu – bez potrzeby logowania się do kilku paneli, przenoszenia danych i sprawdzania osobno zamówień.

Moduł Handel wspiera również integrację z firmami kurierskimi oraz systemem Comarch Shipping. Listy przewozowe, protokoły odbioru i etykiety generowane są automatycznie – co znacznie przyspiesza wysyłkę i eliminuje ryzyko błędów.

Wersja Plus – dla firm z bardziej złożonymi procesami

Dla przedsiębiorstw, które prowadzą złożoną gospodarkę magazynową – dostępna jest wersja Plus modułu Handel. Umożliwia ona oznaczanie dostaw dodatkowymi parametrami, jak na przykład data ważności, numer partii czy inna cecha. Podczas wydania można wskazać dokładnie, z której partii ma pochodzić dany produkt. Te informacje przenoszą się automatycznie między dokumentami. W wielu branżach jest to nie tylko wygoda, ale i konieczność wynikająca z przepisów lub standardów jakości.

Wersja Plus pozwala również na wystawianie dokumentów handlowych z wykorzystaniem kilku magazynów jednocześnie. To rozwiązanie szczególnie przydatne dla firm działających w kilku lokalizacjach lub posiadających rozproszoną strukturę magazynową.

Jeden system, jedno środowisko – pełna kontrola nad sprzedażą i magazynem

Zarówno podstawowa wersja modułu Handel, jak i Handel Plus są w pełni zintegrowane z pozostałymi modułami systemu Comarch ERP Optima. Sprzedaż, magazyn, finanse i księgowość pracują w jednym środowisku. Nie ma potrzeby eksportowania danych, uruchamiania dodatkowych integratorów czy ręcznego przenoszenia plików.

To oznacza większą kontrolę, mniej błędów i realną oszczędność czasu dla zespołu. A w konsekwencji – lepszą obsługę klientów i szybszy rozwój firmy.